Informations sur le document

Date: 1983-06-23
Par: Canada (Parlement)
Citation: Canada, Parlement, Déliberations du comité sénatorial permanent des Affaires juridiques et constitutionnelles, 32e parl, 1re sess, nº 67 (23 juin 1983).
Autres formats: Consulter le document original (PDF).

Première session de la
trente-deuxième législature, 1980-1981-1982-1983

SÉNAT DU CANADA

Délibérations du comité
sénatorial permanent des

Affaires juridiques et
constitutionnelles

Présidente:
L’honorable JOAN NEIMAN

Le jeudi 23 juin 1983

Fascicule n° 67

Quinzième fascicule concernant:

Le projet de loi S«33, «Loi donnant effet
pour le Canada à la loi uniforme sur la
preuve adoptée par la Conférence canadienne
de l’uniformisation du droit»

TÉMOINS:
(Voir à l’endos)

LE COMITÉ SÉNATORIAL PERMANENT DES
AFFAIRES JURIDIQUES ET CONSTITUTIONNELLES

Président: L’honorable Joan Neiman
Vice-président: L’honorable Richard A. Donahoe

et

Les honorables sénateurs

Asselin
Bosa
Buckwold
Croll
Deschatelets
Donahoe
Doody
*Flynn
Frith
Godfrey
Haidasz
Hastings
Hicks
Lang
Langlois
Lapointe
Leblanc
Lewis
Macquarrie
Neiman
Nurgitz
*Olson
Pitfield
Rizzuto
Robichaud
Roblin
Rousseau
Stollery
Tremblay
Walker

*Membres d’office

(Quorum 5)

ORDRE DE RENVOI

Extrait des Procès-verbaux du Sénat le 7 décembre 1982:

«Suivant l’Ordre du jour, le Sénat reprend le débat sur
la motion de l’honorable sénateur Lewis, appuyé par
l’honorable sénateur Barrow, tendant à la deuxième lec-
ture du Bill S-33, intitulé: «Loi donnant effet pour le
Canada à la Loi uniforme sur la preuve adoptée par la
Conférence canadienne de l’uniformisation du droit».

Après débat,
La motion, mise aux voix, est adoptée.

Le bill est alors lu pour la deuxième fois.

L’honorable sénateur Frith, pour l’honorable sénateur
Lewis, appuyé par l’honorable sénateur Olson, C.P., pro-
pose que le bill soit déféré au Comité sénatorial perma-
nent des affaires juridiques et constitutionnelles.

La motion, mise aux voix, est adoptée.»

Le greffier du Sénat

Charles A. Lussier

PROCÈS-VERBAL
LE JEUDI 23 JUIN 1983
(97)

[Traduction]

Le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et
constitutionnelles se réunit aujourd’hui à 11h20, sous la
présidence de l’honorable sénateur Joan B. Neiman (prési-
dente).

Présents: Les honorables sénateurs Deschatelets, Godfrey,
Lapointe, Neiman et Rousseau. (5)

Aussi présente: Mme Monique Hébert, attachée de recher-
che, Division du droit et du gouvernement, Service de recher-
che, Bibliothèque du Parlement.

Témoins:

De l’Association des gérants et administrateurs en gestion des
documents:

M. Jake Knoppers;

M. Ron Taylor;

M. Mark Hopkins.

Le Comité reprend l’étudc du projet de loi S-33, «Loi
donnant effet pour le Canada à la Loi uniforme sur la preuve
adoptée par la Conférence canadienne de l’uniformisation du
droit».

Sur la motion de l’honorable sénateur Godfrey, il est con-
venur—Que le mémoire présenté par l’Association des gérants
et administrateurs en gestion des documents sera publié en
annexe des délibérations d’aujourd’hui. (Voir l’Appendice 67-A).

M. Knoppers fait une déclaration et, avec l’aide des autres
témoins, répond aux questions.

A 12 h 20, le Comité suspend ses travaux jusqu’à convoca-
tion de la présidence.

ATTESTÉ:

Le greffier du Comité

Denis Bouffard

TÉMOIGNAGES

Ottawa, le jeudi 23 juin 1983

[Traduction]

Le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et
constitutionnelles, auquel a été renvoyé le projet de loi S-33,
Loi donnant effet pour le Canada à la Loi uniforme sur la
preuve adoptée par la Conférence canadienne de l’uniformisa-
tion du droit, se réunit aujourd’hui à 11 h 15 pour étudier le
projet de loi.

Le sénateur Joan Neiman (présidente) occupe le fauteuil.

Le président: Honorables sénateurs, je vous remercie de
votre présence. Nous avons le plaisir d’accueillir aujourd’hui
des représentants de l’Association des gérants et administra-
teurs en gestion des documents. Le mémoire qu’on a déjà fait
circuler aux honorables sénateurs ne sera pas lu ce matin; nos
témoins offriront simplement quelques commentaires sur
divers des aspects qui y sont soulevés. Aussi aimerais-je obtenir
une motion portant annexion de ce mémoire au procès-verbal.

Le sénateur Godfrey: J’aimerais signaler que j’ai lu le
mémoire et propose ainsi une motion en ce sens.

Le président: Honorables sénateurs?

Des voix: Adoptée.

(Pour Ie texte du mémoire, voir l’appendice.)

Le président: Monsieur Knoppers, pourriez-vous nous pré-
senter vos collègues avant de faire votre déclaration? Les
sénateurs pourront par la suite vous poser des questions.

[Texte]

M. Jake Knoppers, membre du comité canadien des affaires
législatives et réglementaires, Association des gérants et
administrateurs en gestion des documents: Je vous remercie,
madame le président. Honorables sénateurs, je suis très heu-
reux d’être ici aujourd’hui pour représenter l’Association des
gérants et administrateurs en gestion des documents. Honora-
bles sénateurs, j’ai à ma gauche M. Ron Taylor qui est un
expert dans les systèmes informatisés pour les grandes compa-
gnies et à ma droite M. Mark Hopkins qui est aussi un
archiviste et un gérant et qui a fait quelques études sur le
problème de l’admissibilité de la preuve au point de vue
pratique.

[Traduction]

Nous représentons le Comité canadien des affaires législati-
ves de l’Association des gérants et administrateurs en gestion
des documents. Notre Association groupe environ 900 gestion-
naires responsables des documents et de l’information de
toutes les régions du pays. Ils sont responsables du système de
tenue des documents sous forme de papiers, de microfilms et,
de plus en plus, de supports exploitables par machine.

Au cours des dernières années, il y a eu une augmentation
remarquable du nombre de nouveau systèmes de soutien sous
forme de microfilms et de données automatisées. Bien qu’ils
n’étaient au début qu’un outil administratif utilisé dans le
domaine de la finance, les systèmes informatisés et les sytèmes
de tenue des documents et de stockage des renseignements sont
maintenant devenus indispensables dans le cadre des activités
quotidiennes de divers organismes. Dans nombre de cas au-
jourd’hui, un organisme ne saurait fonctionner sans ces nouvel-
les techniques, il devrait fermer ses portes. De plus, pour
demeurer concurrentielles, au pays comme à l’étrangér, les
entreprises canadiennes, petites et grandes, doivent se servir
des nouvelles techniques de communication informatisées.

Chaque jour, les gestionnaires de documents doivent offrir
des conseils aux cadres supérieurs sur les façons économiques
de passer d’un système de tenue de documents à un autre.
Parce que la plupart des gestionnaires sont également respon-
sables du programme des documents fort importants de l’orga-
nisme pour lequel ils travaillent, d’un point de vue pratique, ils
doivent également étudier la question de leur admissibilité
comme éléments de preuve.

Pour ce qui est de la Loi uniforme sur la preuve, nous
approuvons pleinement le travail de M. Tollefson et de son
groupe. Quant au projet de loi S-33, nous en appuyons l’objec-
tif et favorisons l’adoption d’une seule et même loi qui s’appli-
querait à divers niveaux de compétence. Lorsque nous avons
présenté le projet de loi aux avocats des diverses sociétés que
nous serions, nous avons reçu des commentaires différents sur
l’incidence qu’il pourrait avoir sur les activités quotidiennes
d’une entreprise.

Fondamentalement, d’un point de vue pratiqué, nous avons
trois suggestions à présenter aux honorables sénateurs. A notre
organisation, nous nous tenons toujours au courant des diver-
scs mesures législatives qui ont une incidence sur les pratiques
de tenue de documents. Premièrement, nous aimerions que le
gouvernement fédéral adopte une définition uniforme du mot
«document», car nous avons pu noter certaines inégalités. Si
c’ést impossible, nous aimerions qu’il s’assure que toutes les
définitions données de ce terme dans les lois fédérales concor-
dént les unes avec les autres et tiennent bien compte des
techniques modernes de communiction et d’informatique.
Nous songeons plus particulièrement, à cet égard, à la Loi sur
l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des rensei-
gnements personnels, qui prendront effet le 1er juillet, je sup-
pose que c’est notre cadeau pour la Fête du Canada cette
année; nous désirons que la définition du mot «document» qui y
est présentée puisse être utile à tout lé gouvernement fédéral.
Cette loi présente également une nouvelle notion juridique qui
nous intéresse particulièrement, soit-celle d’un document qui
n’existe pas mais qui peut être produit en se servant du logiciel
de l’apparéil et des connaissances nécessaires; aux termes de
ces lois, le prouit serait jugé comme étant un document. Si une
personne obtenait certains renseignements du gouvernement
fédéral, nous aimerions qu’ils puissent au besoin être admissi-
bles comme élément de preuve devant les tribunaux.

La Loi sur les banques a récemment été modifiée. Doréna-
vant, l’article 157 permettra aux banques de changer la forme
des informations stockées, bien que celles-ci continueront
d’être visées par la Loi sur les banques. Nous aimerions
également que ce concept soit élargi à tous les documents en
général.

Nous nous intéressons également aux modifications propo-
sées dans le Code criminel en ce qui a trait à l’usage abusif de
documents ou de données. Si la destruction ou la modification
non autorisées de documents ou dc données était considérée
comme un méfait, il faudrait que ces documents et données
soient également admissibles devant les tribunaux et que les
définitions données dans les deux lois soient cohérentes.

Il y a également la question du droit d’auteur, mais c’est là
une histoire complètement différente. Nous estimons en outre
qu’une définition de «document» devrait comprendre les
ensembles dînstructions, ce qui permettrait également d’in-
clure le logiciel.

De notre point de vue, et c’est là notre seconde recomman-
dation, le projet de loi S-33 serait renforcé s’il renfermait ces
trois concepts fondamentaux et s’il prévoyait également des
règlements qui appliqueraient ces concepts à des systèmes
précis de tenue de documents et a une technologie appropriée.
En d’autres mots, nous recommandons que le projet de loi
permette l’établissement de critères grâce auxquels la produc-
tion des divers types de documents informatisés serait receva-
ble, ou fort probablement recevable, comme preuve devant les
tribunaux. On ne peut pas lier les mains du tribunal. Toutefois,
nous sommes dans une position où nous devons offrir des
conseils aujourd’hui pour l’aménagement d’un système de
tenue de documents que la société ou l’organisme, public ou
privé, devra utiliser pendant les cinq prochaines années. Nous
aimerions qu’on nous assure que, dans cinq ans, lorsque les
documents sur supports en papier auront été détruits ou, s’ils
n’ont jamais existé sous cette forme, les documents qui auront
été constitués par de tels systèmes soient admissibles devant les
tribunaux.

Finalement, nous recommandons, afin de tenir compte des
réalités actuelles et de déterminer les tendances futures, que le
projet de loi S-33 soit modifié de façon à permettre la receva-
bilité des documents qui ne sont pas nécessairement produits
dans le cours normal des affaires mais qui sont créés en vue
d’être soumis comme preuve pour servir d’«images» ou de
dossiers précis sur une série d’événements qui ont été enregis-
trés à un moment donné. Il arrive de plus en plus souvent
qu’on enregistre les données de cette façon. Des rapports
mensuels ou trimestriels sont préparés et si on a une question
précise, le document sera constitué à ce moment-là. Pour la
plupart des systèmes, et particulièrement ceux qui sont relati-
vement bien conçus, il est possible de reconstituer l’état du
dossier tel qu’il était deux ans auparavant. On peut alors, en
fonction de la demande présentée dans un cas de litige, consti-
tuer un document sur ce qui s’est produit deux ans avant la
présentation de la demande.

Le sénateur Deschatelets: Madame le président, le témoin
pourrait-il expliquer plus à fond ce qu’il vient de dire? Il serait
bon d’avoir un exemple précis de ce dont il parle. Pourrait-il
nous donner une meilleure explication? Je crois qu’on pourrait
ainsi mieux comprendre.

M. Knoppers: Par exemple, prenons un document personnel,
un document sur la feuille de paye ou un document sur les
pensions, peut-être même au sein du gouvernement fédéral. On
s’en sert comme base de données. Une adresse stockée dans
cette base de données sert non seulement pour la feuille de
paye, mais pour l’impôt, les pensions et ainsi de suite. Suppo-
sons qu’on change cette adresse. Si le système informatisé est
bien conçu, il tient compte de toutes les modifications appor-
tées. Ainsi, si vous voulez prouver qu’une personne vivait à une
adresse donnée il y a trois ans, vous pouvez le faire; il suffit de
suivre toutes les transactions enregistrées, de reconstituer ce
document tel qu’il était il y a trois ans.

Peut-être M. Taylor désire-t-il ajouter quelque chose.

M. Ron Taylor, membre du comité canadien des affaires
législatives et réglementaires de l’Association des gérants et
administrateurs en gestion des documents: Faimerais signaler,
particulièrement pour ce qui est des gros systèmes informati-
sés, qu’il existe un document complet sur toutes les transac-
tions, modifications et mises à jour, qui forme l’historique du
document original.

Le sénateur Deschatelets: C’est exactement ce que je dis. Je
pense particulièrement à une revendication présentée devant
les tribunaux; je serais satisfait d’une énumération de toutes
les transactions.

M. Taylor: Pour être précis, dans le monde des affaires en
général, si nous étudions une revendication qui représente un
type d’exception, nous aimerions étudier un mois ou une
période précise l’année sur laquelle porte cette revendication;
nous étudions un document sur microfilm ou un document
produit par un ordinateur pour connaître tous les faits et
découvrir le point qui nous intéresse. Nous préférerions,
comme hommes d’affaires, étudier notre système informatisé
ou notre système sur microfilm plutôt que d’avoir à consulter
des tonnes de documents sur papier. Si nous parlons d’une
situation qui remonte à un plus grand nombre d’années, ces
documents écrits pourraient se trouver dans un entrepôt, dans
un sous-sol ou encore aux archives.

Le sénateur Deschatelets: Je serais satisfait s’il s’agissait de
microfilms, de copies ou de photocopies si j’étais l’accusé, si je
pouvois contester une revendication parmi tout un ensemble de
transactions parce que je dirais: «Je n’ai pas acheté cela à ce
moment-là». Comprenez-vous ce que je veux dire?

M. Taylor: Absolument.

Le sénateur Deschatelets: Dans la mesure où cela est
permis, dest-à-dire tant que j’ai droit à une pleine défense, je
n’ai à me plaindre de rien. C’est le point que je voulais faire
ressortir. Il m’importe peu que ce soit à l’aide de microfilms ou
de photocopies. Je suis prêt à l’accepter dans la mesure où je
peux me défendre pleinement et pour pouvoir le faire, si vous
portez plainte contre moi, il faut que vous me montriez une
liste de transactions et de chiffres.

M. Knoppers: Ce que nous voulons faire ressortir, c’est que
cette question ne s’est pas posée il y a deux ans, de sorte que
les renseignements sont demeurés dans la base de données, et
n’ont jamais été présentés sous cette forme, c’est-à-dire sur un
support de papier. Nous reconstituons la base de données telle
qu’elle existait il y a deux ans. Il faut, bien sûr, suivre certains
critères, ce qui était notre deuxième recommandation. Puis,
nous produisons le document, en un sens, à cause du litige. J’ai
lu le compte rendu de quelques-unes de vos réunions précéden-
tes où certains ont affirmé que le demandeur et le défendeur
devaient tous deux jouir de ces droits, ce avec quoi nous
sommes tout à fait d’accord.

Nous aimerions en fait que la loi reconnaisse comme prin-
cipe juridique que dans la mesure où nous sommes capables de
satisfaire à certains critères quant à la véracité des renseigne-
ments sur lesquels s’est fondée une entreprise ou une organisa-
tion deux ou trois ans auparavant pour prendre une décision,
nous puission produire un imprimé dbrdinateur qui serait
recevable en preuve devant les tribunaux. Ce n’est pas du tout
comme si nous tapions un document à la machine et l’antida-
tions. En fait, nous sommes suffisamment certains de la façon
dont les systèmes fonctionnent pour dire qu’ils peuvent prouver
que nous avons utilisé ces journaux de transaction et que nous
accepterions qu’ils fassent l’objet d’une vérification externe,
confidentielle au besoin, s’iI s’agissait de secrets industriels.

L’autre aspect, e’est que les éléments de données peuvent
être éparpillés un peu partout au Canada où nous avons des
installations de traitement et des bases de données, et n’être
réunis que lorsque quelqu’un demande un document a leur
sujet. La Loi sur l’accès à l’informatien contient des disposi-
tiions spéciales qui reconnaissent ce fait et nous pensons que ce
qui vaut pour le gouvernement fédéral vaut aussi pour la
société dans son ensemble.

Le sénateur Godfrey: Lorsque vous avez parlé de recrier des
documents, j’avais l’impression que vous disiez avoir certains
renseignements de base, mais vous n’aviez aucune raison il y a
deux ans d’obtenir ou d’utiliser un imprimé d’ordinateur.
Lorsque des poursuites sont intentées, ces renseignements
prennent soudain pour vous de l’importance et vous pouvez
revenir en arrière et les reconstituer. Vous avez utilisé à titre
d’exemple un changement d’adresse, mais vous aviez l’adresse
au départ et il ne fait aucun doute qu’clle figurait dans vos
dossiers. Vous avez également parlé de données qui n’étaient
jamais sorties sur imprimante.

M. Taylor: Ce sont deux situations différentes. Le change-
ment d’adresse est une mise ajour d’un document.

Le sénateur Godfrey: C’est exact.

M. Taylor: Nous pourrions vouloir montrer que la personne
demeurait auparavant à cette adresse.

Le sénateur Godfrey: Mais cela n’a rien à voir avec la
reconstitution d’un document à partir de données.

M. Taylor: Nous emmagasinons les documents à Prieure
actuelle dans une série d’éléments de données qui pourraient
représenter les transactions, les adresses ou quelque autre
activité intéressant l’entreprise. Quant aux anciens documents
d’affaires, si une transaction a eu lieu dans le cours normal des
affaires trois ans auparavant, il se pourrait qu’à cause d’un
litige nous aimerions demander a notre s stème d’imprimes
d’ordinateur ou de microfilms de produire un document sur
papier que nous pourrions utilser en tant que preuve admissi-
ble devant les tribunaux. La principale raison pour laquelle les
entreprises discutent de cette situation, c’est qu’auparavant
tout était sur papier; il existe habituellement une preuve écrite
d’une transaction au moment de la vente, ou quelque chose du
genre. Or, l’entreprise aujourd’hui ne tient pas à s’embarrasser
de ces documents écrits, non plus qu’elle ne peut se permettre
de le faire. Nous versons dans l’ordinateur tous les renseigne-
monts au sujet de la transaction qui a fait l’objet de la facture
ou de l’avis d’expédition initial; nous pouvons ensuite à n’im-
porte quel moment interroger l’ordinateur pour voir comment
allait les affaires et pour répondre aux demandes de renseigne-
ments présentées, etc. Ce sont là nos besoins.

Le sénateur Godfrey: Je ne m’y connais pas trop en la
matière, mais je me souviens qu’Eaton a déjà eu des problèmes
de facturation causés par un ordinateur. Les choses se sont-
elles arrangées depuis?

Le président: Je pense qu’il vous faudrait poser la question à
Eaton, sénateur.

Le sénateur Godfrey: Je la pose à un représentant de
l’industrie. Je pense que le moment n’est pas propice à l’adop-
tion d’une loi qui rendrait admissibles en preuve des docu-
ments d’ordinateur, étant donné toute la publicité défavorable
actuelle et le fouillis dans les comptes des clients d’Eaton. Je
me demandais tout simplement si cet art s’était amélioré
depuis le jour où la Banque de Montréal a connu un désastre
qui a entraîné la perte de 75 millions de dollars.

M. Taylor: Vu que les ordinateurs sont utilisés depuis 30 ou
40 ans, depuis les 20 dernières années surtout, je dirais que
nous en sommes aux ordinateurs de la troisième génération.
Cet art, tel qu’il est pratiqué par les entreprises et le gouverne-
ment canadien, est très sûr.

M. Knoppers: C’est pourquoi nous voudrions à la recom-
mandation 2 que soient établis des critères qui assurent des
systèmes fiables qui conviennent aux technologies. Par exem-
ple, le gouvernement a une équipe d’inspection des lieux à des
fins de sécurité. Chez de plus en plus de grosses compagnies,
cela est devenu un élément de la vérification. Si ces critères
étaient satisfaits en ce qui concerne une technologie donnée, il
est fort probable que les documents produits seraient receva-
bles en preuve. Il faut tout d’abord examiner les notions
juridiques de base et puis les critères, à mesure qu’ils sont
appliqués aux différentes technologies, parce que les technolo-
gies différent, de même que les niveaux des normes dans
chaque domaine.

Le sénateur Godfrey: Vous dites à la page 14 de votre
mémoire:

La question de l’intégrité des données ou des renseigne-
ments contenus dans les bases de données est potentielle-
ment plus problématique dans les systèmes informatiques
que dans les systèmes manuels. En effet, quelques com-
mandes d’ordinateur peuvent supprimer ou modifier des
renseignements numériques tandis qu’un nombre incalcu-
lable d’heures serait nécessaire pour altérer des renseigne-
ments de même nature conservés sur papier dans un
système manuel.

Tout le monde sait que même les experts ont été confondus par
le supposé journal d’Hitler. Il leur a fallu tester l’encre et ainsi
de suite. Il est facile de fabriquer des faux avec des ordina-
teurs. Hier, la preuve nous en a été donnée par l’Association
du barreau canadien lorsque M. Guthrie a signalé la différence
d’intégrité entre un système informatisé et un système tenu par
des comptables et différents employés où personne ne pouvait
vraiment faire quoi que ce soit. Prenons une petite entreprise
qui serait exploitée, disons, par une seule personne et dont les
documents seraient sur ordinateur. Rien n’empêche cette per-
sonne de modifier les documents un certain soir. S’il existait
des critères, comment sappliqueraient-ils dans ce cas-là? Vous
n’abordez pas ce problème spécifiquement. Vous parlez de
sécurité. Le juge doit-il se prononcer sur l’honnêteté de cette
personne, décider qu’elle n’a pas modifié les documents? Com-
ment aborderlez-vous ce problème?

M. Knoppers: Sénateur, vous venez de parler de deux choses
différentes: la fidélité des systèmes et la différence entre dc
gros et de petits ordinateurs. Je vais laisser la parole à M.
Taylor pour ce qui est de la fidélité et je vous dirai moi-même
quelques mots au sujet des gros et des petits ordinateurs. Vous
avez mentionné certaines des erreurs grossières faites par des
entreprises. Une personne qui perd 75 millions de dollars tire
sa leçon et ne fait pas deux fois la même erreur. Habituelle-
ment, les gens ne peuvent qu’ajouter des données; ils ne
peuvent en supprimer. Ceux qui le font doivent suivre le
processus normal de vérification.

Quant aux différences entre les petites et les grosses entre-
prises, oui, c’est exact, il en existe, et on pourrait par exemple
chercher a établir des critères différents pour les divers types
de systèmes, Un petit homme d’affaires comme moi utilise des
progiciels. Une bonne partie de nos documents n’est exploita-
ble que par machine. Si j’envoie une certaine lettre à dix
personne, j’utilisc par exemple la liste de diffusion n° 5; mon
projet de lettre est sur un autre disque et je note «Copie de la
lettre envoyée aux destinataires dont le nom figure sur la liste
de diffusion n° 5», Je n’en garde pas de copie sur fiche. Il me
serait peut-être plus difficile qu’à de grandes entreprises de
présenter une preuve. Toutefois, les documents que je tiens
doivent être tout aussi fiables que lcs leurs. La décision finale
revient aux tribunaux. Pour ce qui est des plus gros systèmes,
des critères plus standardisés s’appliqueraient.

M. Taylor: ll est dans l’intérêt de chacun, gouvernement,
armée, entreprise et même particuliers, que les plus gros
systèmes soient exploités selon une certaine norme. Tout nou-
veau système comportant du logiciel et du matériel devrait être
établi en fonction de certains critères. Nous tenons à ce que les
systèmes nous satisfassent en permanence. S’il nous fallait
incorporer à un système divers tests opérationnels, la récupéra-
tion, la sécurité et la vérification, nous voudrions qu’il fonc-
tionne parfaitement bien de façon à pouvoir affirmer devant
les tribunaux qu’il fonctionne efficacement et être assurés que
nos documents seront acceptés. Si les entreprises avaient un
certain objectif en ce qui concerne les microfilms—il y a une
norme nationale en ce qui concerne les preuves documentaires
sur microfilm au Canada—alors les grosses entreprises pour-
raient toutes fonctionner en fonction d’une norme acceptée.
Nous suggérons que des normes analogues soient adoptées à
l’égarcl des systèmes informatisés. Celles-ci pourraient être
facilement appliquées, vérifiées et contrôlées sur les plus gros
systèmes, ce qui aurait du bon et pour les entreprises et pour
les particuliers.

Cette solution est beaucoup plus difficile à appliquer dans le
cas des petits systèmes étant donné qu’ils n’ont pas la même
capacité au chapitre de la sécurité, de la vérification et de la
récupération. Le commerce des mini-ordinateurs est florissant
au Canada. Les entreprises et les particuliers utilisent leurs
propres petits ordinateurs et il nous faudrait en tenir compte
parce qu’il est dans leur intérêt que les documents produits par
de plus petits systèmes soient également admissibles.

Le président: Permettez-moi de vous interrompre pour vous
poser une question supplémentaire. Dans l’élaboration de ces
critères, où proposeriez-vous de tracer une ligne de démarca-
tion entre ces deux genres de systèmes informatiques? Existe-
t-il une démarcation qui vous permettrait de dire: «Ces critères
s’appliqueront à ces systèmes-ci et ceux-là à d’autres»?

M. Taylor: Il sera beaucoup plus facile de satisfaire aux
critères pour ce qui est des gros systèmes utilisés par des
entreprises grosses et moyennes.

Le président: Lorsque vous parlez de «gros systèmes» faites-
vous allusion au matériel ou à l’entreprise qui l’utilise?

M. Taylor: Je fais allusion à l’équipement et au système
utilisé par une entreprise.

Le sénateur Godfrey: Revenons au système qui serait
exploité par une seule personne et dans le cas duquel, comme
vous l’avez mentionné, la sécurité pose un problème beaucoup
plus grand. Quels critères devraient s’appliquer dans ce genre
de situation? Devrions-nous insister pour que cette personne
jure sous sermet qu’elle n’a pas modifié les données étant
donné qu’il lui serait très facile de le faire? Comment résoudre
ce problème?

M. Taylor: A des fins d’impôt, le travailleur indépendant ou
la petite entreprise devrait garder ses documents de base pour
pouvoir montrer quels nouveaux documents ont été introduits
dans le système, si petit soit-il. Il y a une façon de tenir de tels
documents qui indique que le système produit un enregistre-
ment électronique du document original sur papier introduit
dans l’ordinateur.

Le sénateur Godfrey: Un vérificateur peut donc s’assurer
qu’un petit homme d’affaires n’a touché à rien.

M. Taylor: Ou pourrait établir un fondement, de sorte que
l’on puisse dire que, même avec un petit système, la vérifica-
tion a été effectuée de façon légitime et efficace. Il faudrait
beaucoup plus de main-dbeuvre pour le faire avec de petits
systèmes qu’avec l’ordinateur polyvalent qu’utilisent les peti-
tes, les moyennes et les grosses entreprises. Elles effectuent une
foule de vérifications de toutes les parties de leur système,
depuis le tout début des transactions jusqu’aux derniers comp-
tes rendus établis par la direction. Il s’effectue automatique-
ment une foule de vérifications.

M. Knoppers: M. Hopkins a quelques observations à formu-
ler. La technologie évolue rapidement, et je suis d’avis qu’il
devrait revenir au particulier ou a la société de montrer qu’ils
peuvent répondre aux critères et le prouver devant un tribunal.
Ils devraient prouver qu’ils ont répondu aux critères, que ce
soit au moyen d’une vérification comptable, d’états annuels ou
d’une inspection. C’est le genre de méthode qu’il faudrait
adopter.

M. Mark Hopkins, membre du comité canadien des affaires
législatives et réglementaires de l’Association des gérants et
administrateurs en gestion des documents: Nous avons fait une
analogie intéressante qu’il vaut la peine dexpliquer. Si, en tant
que propriétaire d’une petite entreprise, je tiens mes propres
registres, il est alors possible qu’aux yeux du tribunal il devienne
légèrement plus compliqué de tenter de les produire en preuve
que si j’étais propriétaire d’une grosse société dont Price
Waterhouse vérifiait les activités financières. La décision de
tenir moi-même les registres ou d’embaucher quelqu’un pour le
faire, de même que le choix de telle ou telle personne, devient
une décision d’affaires que je dois peser. Je dois voir si cela en
vaut la chandelle, compte tenu de l’objectif que je désire
atteindre. Il est beaucoup plus facile pour la personne qui a
dans son bureau un micro-ordinateur de présenter une preuve
orale ou une preuve de première main qu’il ne l’est d’amener
une foule d’experts pour donner leur avis sur un vaste système
national ou international. Je suis donc d’avis que, outre les
commentaires formulés par mes collègues sur l’applicabilité de
critères de fiabilité, il faut également tenir compte d’un aspect
pratique, c’est-à-dire des personnes qui peuvent se présenter
devant un tribunal pour fournir la preuve.

Le président: Monsieur Taylor, nous sommes maintenant
prêts à entendre votre exposé.

M. Taylor: Ce que souhaitent la plupart des entreprises,
c’est que la Loi fédérale sur la preuve reflète l’époque dans
laquelle nous vivons. De plus en plus, les petites entreprises et
les particuliers utilisent des ordinateurs. Les entreprises jugent
qu’il est efficace de tenir leurs registres grâce à des ordinateurs
et à des systèmes de microfilms. Par exemple, dans une foule
de grosses sociétés, un matériel électronique de traitement de
l’information, a remplacé la machine à écrire. Ces unités de
traitement peuvent souvent être reliés de façon à former un
réseau couvrant l’ensemble d’une société. Ainsi, au lieu de
faire circuler des documents un peu partout dans l’entreprise,
on les fait circuler par courrier électronique, jusqu’au chef, qui
peut prendre des décisions professionnelles efficaces. Le chef
peut également recourir à ce système pour obtenir les rensei-
gnements dont il a besoin, et il est beaucoup plus efficace, sur
le plan des affaires, de recueillir des renseignements grâce à un
ordinateur ou à un système microphonique que de fouiller
parmi un tas de documents. Cette méthode est commode et
rentable, et elle permet d’assurer la compétitivité du Canada à
l’échelle mondiale.

Ainsi, nous voudrions, que soient appliquées aux systèmes
informatisés, des normes comparables à celles que le gouverne-
ment a établies, par exemple, pour les microfilms. Nous aime-
rions vous aider à élaborer ces normes. C’est le point sur lequel
je veux insister. Si ces normes sont proposées par des banquiers
canadiens, ou découlent de lois britanniques sur l’informati-
que, etc., les entreprises seront heureuses de s’y conformer.

Le président: Monsieur Hopkins?

M. Hopkins: Celui qui conteste une preuve doit avant tout
s’arranger pour faire admettre le plus de preuves possibles de
son côté et en faire rejeter le plus possible de la partie adverse.
Lorsqu’on jette un coup d’œil sur l’évolution de la Loi sur la
preuve et sur les aspects de la common law traitant de la
preuve, on constate une de ses conséquences qui est probléma-
tiques; c’est la jurisprudence considérable dont nous disposons,
notamment les travaux en dix volumes de Wigmore sur la
preuve. Nous craignons quelque peu que cette avalanche de
documents ne continue de se produire dans le cas des registres
d’affaires, bien que, dans les années 60, on ait adapté les lois
sur la preuve de façon qu’elles répondent aux situations de
travail qui existaient dans les bureaux du secteur privé et de la
fonction publique. En d’autrcs termes, on a tenu compte dans
une certaine mesure de l’industrialisation des activités de
bureau en ajoutant des articles traitant des dossiers d’affaires,
dans les cas où des personnes anonymes s’occupent de diverses
façons des documents. Lorsque nous entrerons dans l’ère de
l’informatique, les activités seront anonymes, puisque nous ne
saurons pas exactement qui a rédigé tel ou tel document. Il
sera également possible qu’un doucment n’ait même jamais été
rédigé sur papier.

Je pense que la législation actuelle sur la preuve a tendance
à s’intéresser à des catégories de dossiers. Par exemple, il
existe des dossiers publics, des dossiers professionnels, des
dossiers bancaires, des dossiers médicaux. En tant que profane,
je pense que ce que les tribunaux et les particuliers désirent,
c’est s’assurer de la véractié des dossiers, et non pas de la
catégorie à laquelle ils appartiennent. Ainsi, les recommanda-
tions que nous avons exposées dans notre mémoire visent à
établir la véracité des dossiers, car c’cst ce dont les tribunaux,
les entreprises et la société ont besoin.

Le sénateur Descharelets: Tout d’abord, je voudrais avoir un
peu plus de renseignements sur votre association. Vous vous
faites le porte-parole de l’Association of Records Managers
and Administrators. Où vous situez-vous par rapport à cette
ère de l’informatique?

M. Knoppers: La gestion des dossiers est apparue au lende-
main de la Seconde Guerre mondiale, époque où les sytèmes de
dossiers des entreprises et du gouvernement ont commencé à
prendre de l’expansion. Les membres de l’Association sont
chargés de tenir les dossiers de sociétés, d’organiser les systè-
mes de classement et ainsi de suite; c’est un processus coûteux,
complexe et exigent beaucoup de main-d’oeuvre. Au départ, le
microfilm est devenu la nouvelle technique facilitant le stoc-
kage, la reproduction et l’utilisation des renseignements. D’un
point de vue organisationnel et opérationnel, il s’agit de micro-
filmer des documents qui sont utilisés quotidiennement par une
entreprise. Cela nous a amené à nous interroger sur la légalité
d’utiliser des microfilms comme preuve devant un tribunal. Ce
fut notre première rencontre, si je puis m’exprimer ainsi, avec
les nouvelles techniques.

Au cours des vingts dernières années, les ordinateurs ont de
plus en plus servi pour autre chose que des activités adminis-
tratives courantes telles que la gestion des dossiers financiers et
des dossiers du personnel, où les choses sont plutôt simples.
Aujourd’hui, un pourcentage de plus en plus grand des rensei-
gnements utilisés par une société n’existe que sous forme
électronique.

Où se situent les gestionnaires de dossiers au sein d’une
société? Certains peuvent se trouver au bas de l’échelle, d’au-
tres peuvent s’occuper de la gestion de l’information pour toute
la société.

Le sénateur Deschatelets: Mais les sociétés vous deman-
dent-elles vos services pour déterminer quel genre de système
elles devraient installer, et surveillez-vous cette installation?
Est-ce ce dont vous vous occupez?

M. Knoppers: Nous nous chargeons de l’organisation réelle
des dossiers d’un organisme, de l’établissement du système de
classement, de l’extraction des dossiers sur microfilm, des
analyses de rentabilité et ainsi de suite. Chaque société possède
un analyste des dossiers ou l’équivalent. A mesure que la
société commence à considérer les renseignements comme un
atout, les gestionnaires de dossiers, les gestionnaires en infor-
mation, les informaticiens, les microfilmistes, etc., se rappro-
chent les uns des autres. La gestion des dossiers va du simple
commis chargé du classement aux dirigeants d’organismes
s’occupant de renseignements.

Le sénateur Deschatelets: Au bas de la page 12 de votre
mémoire, vous exposez des critères dont vous penser que le
gouvernement devrait s’inspirer pour modifier le projet de loi
S-33. Ils comprennent la preuve des sources des renseigne-
ments enregistrés, la preuve que les renseignements figurant
dans la base de données ont été enregistrés, la preuve que les
entrées figurant dans la base de données sur lesquelles l’im—
primé est fondé ont été enregistrées dans le cours habituel des
affaires, et ainsi de suite. Récemment, le Comité a entendu
l’Association canadienne des paiements.

Permettez-moi de me reporter seulement à une de ses
recommandations, qui est beaucoup plus simple. L’Association
a déclaré ce qui suit:

Il nous semble que, sous réserve de certaines garanties
sur lesquelles nous reviendrons plus tard, il serait préféra-
ble de déclarer qu’un document intelligible produit sous la
signature d’un agent d’une institution financière, . . .

(i) est un document original relativement à la
transaction;

(ii) est recevable et fait preuve de la transaction; et

(iii) en l’absence de preuve contraire, atteste en droit de
l’exactitude des renseignements qui y sont contenus.

Cet organisme et d’autres sociétés qui sont actives dans ce
secteur nous ont déclaré qu’ils ne voulaient pas être forcés de
prouver et d’établir devant un tribunal la complexité de ces
ordinateurs, car il faudrait entendre plus d’un expert et le
processus serait interminable. En outre, cela coûterait très
cher. Ils s’y opposent.

Étant donné que vous avez établi un système et conseillé des
sociétés sur ce qui constitue a votre avis le meilleur systènie,
votre position m’étonne quelque peu. Vous dressez une liste de
critères qui semble interminable. Si nous devions les insérer
dans le projet de loi S-33, cela causerait de graves difficultés à
ces organismes. Vous ne voudriez certainement pas que cela se
produise.

M. Knoppers: Je ne pense pas qu’il y ait de contradiction.
Nous cherchons à établir certains critères de sorte qu’un
système, s’il répond à ces derniers, puisse être certifié et que,
sur le plan pratique, il ne soit pas nécessaire de recourir à une
foule d’experts.

Par exemple, nous énumérons ici certains des critères qui,
sans être insérés dans la loi même, constitueraient un règle-
ment ou seraient conformes à la loi en tant quînstrument
juridique, et seraient d’application pratique,

A vrai dire, en ce qui concerne l’Association canadienne des
paiements ou les banquiers canadiens, bien que leurs systèmes
semblent assez complexes, ils sont en réalité relativement
simples, car ces organismes n’exercent qu’unc seule fonction.
Ainsi, il ne devrait pas être difficile de faire certifier leurs
systèmes par une partie acceptable à la fois pour le plaignant
et le défendeur, voir le tribunal.

Nous disons ici que la preuve des sources des renseigne-
ments enregistrés, c’est qu’on dispose d’une documentation
suffisante sur la façon dont les données doivent être enregis-
trées ou l’ont été effectivement à un moment donné. Il faut
ainsi pouvoir montrer comment les renseignements ont été
enregistrés, et prouver que la façon dont ils l’ont été présentait
peu de risques d’crreur ou de modification. En d’autres termes,
il s’agit réellement de critères de validité des données qui
pourraient être utilisés comme une série de normes à respecter
et à suivre.

Lorsqubn parle de dossiers d’affaires en général, il faut
également tenir compte des renseignements textuels, des ren-
seignements qui n’apparaissent jamais sur support en papier,
tels que des mots, des graphiques, par rapport aux chiffres, aux
paiements, aux dossiers financiers, etc. Nous voudrions que
certaines de ces règles soient généralisées en tant que principes
de droits et soient applicables également à toutes les
entreprises.

Au début, certains genres dbntreprises auront plus de faci-
lité à respecter ces critères, parce que ce sont de gros établisse-
ments bien organisés qui ne peuvent s’offrir le luxe de commet-
tre une erreur. Comme un certain nombre d’entre eux exercent
le même genre d’activités, par exemple les banques et les
établissements financiers, peut-être seraient-ils en mesure
d’élaborer avec les autorités compétentes ce qui pourrait être
considéré comme un ensemble acceptable de critères ou de
normes dans ce domaine.

Si nous avons inclu ces critères, c’est pour vous donner une
idée de ce que nous considérons comme des preuves de la
valeur des données, reprenant ainsi cc que M. Hopkins a
appelé la «véracité» des données. A notre avis, si ces critères ou
normes sont respectés et s’il est possible de le prouver, sans
nécessairement recourir aux tribunaux mais par exemple grâce
à une certaine vérification, il est très probable que ces données
seraient recevables en preuve,

Le sénateur Deschatelets: Acceptez-vous alors la recom-
mandation de l’Association canadienne des paiements selon
laquelle un document intelligible pourrait être présenté par le
représentant d’un établissement financier et reconnu comme
document original de la transaction sans qu’il soit nécessaire-
ment accompagné d’une déclaration sous serment? Seriez-vous
d’accord?

M. Hopkins: Une chose me chicoterais sénateur; c’est qu’à
mon avis cela reviendrait pratiquement à présenter une preuve
dans l’intérêt de celui qui la formule.

Le sénateur Deschatelets: Oui, je vous suis.

M. Hopkins: faurais effectivement certaines réticences. Il y
a quelque temps, l’éditorialiste du Globe and Mail a écrit un
article intéressant concernant l’étude qu’on l’ait actuellement
des sociétés fiduciaires qui ont éprouvé des difficultés en
Ontario. Apparemment, un responsable de la société en ques-
tion a déclaré que, parmi les dossiers qu’il avait revus, pas un
seul n’était complet. On pourrait bien supposer que, si la
société Graymac Trust s’était adressée aux tribunaux avant de
connaître les difficultés qu’elle a éprouvées, un responsable
aurait pu consentir à signer un document. Je me pose certaines
questions à ce sujet.

Le sénateur Deschatelets: Je crois qu’il faut bien se rappeler
qu’il y a diverses catégories de documents qui disparaissent
après un certain temps. Par exemple, les banques ne gardent
pas les chèques annulés indéfiniment. C’est donc dire qu’il est
impossible pour ces dernières de présenter l’original.

M. Knoppers: Mais il est ici question de la base de données
générale à partir de laquelle on peut tirer certaines données à
un moment précis. Là encore, c’est une question de notions
juridiques qui pourraient être rendues compatibles avec la
pratique. Par exemple, l’enregistrement d’une transaction qui
s’est faite par guichet automatique existe, mais il n’est qu’une
partie de la vaste base des données qui existe à différents
endroits. Comme la société possède un seul dossier qui change
constamment et qui touche l’ensemble du Canada, si vous en
voulez un extrait, on le crée à ce moment-là. En outre, au
moment où il est créé, cet extrait constitue un original. Les
termes «originaux» et «doubles» désignent des copies en clair
dans le cas d’un dossier.

Par conséquent, si une entreprise se fie à sa base de données
pour prendre ses décisions au jour le jour et estime qu’il s’agit
là des meilleurs renseignements dont elle dispose pour ce faire,
c’est ce sur quoi elle se fonde pour prendre ses décisions et c’est
peut-être aussi lai-dessus qu’on devrait se fonder pour détermi-
ner si ces renseignements sont recevables.

Le sénateur Deschatelets: Je pense que tous conviendront
que nous sommes en plein dans l’ére de l’électronique et que
nous commençons à en ressentir les répercussions sur nombre
d’aspects de notre vie quotidienne. De toute évidence, nous
devons nous adapter à ces changements, et le législateur aussi,
C’est peut-être là un des objectifs du projet de loi S-33,
Toutefois, chemin faisant, nous ne devons pas négliger l’aspect
humain. Êtes-vous d’accord avec moi?

M. Knoppers: C’est la raison pour laquelle, à mon avis, M.
Hopkins a parlé de la véracité des données, et nous serions très
heureux que ce projet de loi contienne des principes de base
qui resteraient valables quelle que soit la technologie du jour.
Actuellement, la loi a une portée limitée et elle englobe un
certain nombre de définitions liées à un mode de représenta-
tion ou de transmission des dossiers. Ce que l’ordinateur et les
progrès des communications ont fait ressortir, c’est que, si la
loi se limite à une technologie précise—dans le cas présent, la
copie en clair et dans une certaine mesure pcutuétre le micro-
film—très rapidement des inégalités, des conflits avec la loi et
par conséquent des frustrations vont se produire. C’est pour-
quoi les trois recommandations que nous avons formulées sont
assez courtes. Ce ne sont pas des recommandations présentées
à la légère; elles se veulent un effort déployé pour perfection-
ner, en ce qui a trait à la preuve, une définition uniforme des
documents, ainsi que les pouvoirs réglementaires permettant
d’app1iquer ces principes de base à certaines technologies qui
sont actuellement utilisées pour la création de renseignements
et de documents. La troisième recommandation est en réalité
la reconnaissance d’un principe; il s’agit du concept qui a été
adopté par le Parlement dans la loi sur l’accès à l’information,
à savoir qu’un document qui n’existc pas, mais qui peut, sur
requête, être créé à l’aide d’un dossier, doit être considéré
comme un document exact en vertu de la loi. Ce critère devra
être formulé, mais il se fondera sur la valeur des données ou
sur leur véracité en général, dans la mesure ou toute société
qui utilise ces techniques peut respecter ces critères. Pour
certaines, cela serait plus facile que pour d’autres, mais elles
doivent avoir, dans une certaine mesure, l’assurance que les
documents qui sont produits, c’est-à-dire les extraits, seraient
recevables en preuve dans un tribunal.

Le sénateur Lapointe: Même si le système est fiable, comme
vous dites, d’après votre schéma, que faites-vous des auteurs de
délits informatiques?

M. Knoppers: Il y a quelques mois, le ministère de la Justice
a eu l’amabilité de parrainer une conférence nationale sur les
modifications proposées au Code criminel du Canada, à
Toronto, conférence à laquelle l’ARMA, l’Association cana-
dienne de l’informatiquc et d’autres associations ont participé;
nous y avons présenté la même recommandation concernant
les modifications, c’est-à-dire que nous avons demandé que les
changements soient de deux ordres. D’abord, il y a les cas
d’abus; et c’est ici l’outre élément du défi que doivent relever
les télécommunications, les vols de temps et les actes non
autorisés. En qui concerne la déformation des données, nous
avons dit qu’il est peu approprié de se limiter à une forme
particulière de renseignements, parce que cela suscite des
inégalités. Il serait préférable de parler de déformation de
documents, c’est-à-dire d’altération, de destruction et de modi-
fication non autorisée de documents, sous le contrôle d’un
organisme qui outrepasse les droits de propriété des documents
utilisés, l’ondamentalement, nous avons apporté le même argu-
ment au sujet des renseignements utilisés dans une société,
sous quelque forme que ce soit, nous avons soulevé la notion de
déformation des documents lorsqu’une personne intente des
poursuites à cause de renseignements utilisés, et que cela cause
du tort à un individu ou à une société, lorsque ces torts sont
suffisamment graves pour être considérés comme un méfait
aux termes de la loi. Une fois de plus, il appartiendra à la
société de prouver que le document était en sa possession,
qu’elle avait pris des mesures de sécurité suffisantes et que la
personne ne peut plaider l’innocence.

Cette même valeur des données, cette véracité et ses contrôle
en vigueur dans ces sociétés pourraient aussi servir de repères
dans les causes criminelles si le Code était modifié en
conséquence.

Nous sommes hautement préoccupés par cette question.
Actuellement, aucune poursuite ne peut être intentée contre un
employé qui, avec l’intention de nuire durant sa dernière
journée de service, modifie certains éléments du système,
modification qui ne paraît pas avant deux ans, ou encore
contre une personne qui essaie d’utiliser le système par effrac-
tion, action que nous distinguons de la tentative d’apporter des
modifications aux documents mêmes. Nous sommes de même
absolument convaincus que la loi doit être modifiée; et ce que
nous soutenons ici, c’est que toute définition de la déformation
de documents ou tout amendement apporté à l’article sur les
méfaits doivent être conformes à la Loi sur la preuve, de sorte
que ce genre de preuve puisse être recevable en justice, Cela
paraît peut-être banal, mais je crois qu’il faut bien se rappeler,
comme l’a dit le sénateur Deschatelets, que, lorsque différentes
mesures législatives sont modifiées, elles doivent toutes viser
les mêmes objectifs fondamentaux; alors les principes de base
de la Loi sur la preuve et du Code criminel pourront être
appliqués à chacune de ces techniques. Si nous avons recours à
un type pratique de règlements qui peut être mis à l’épreuve
devant les tribunaux et qui est conforme à ces principes, les
personnes qui travaillent avec les documents disposeront alors
de guides pratiques.

Le sénateur Lapointe: Un des témoins qui a comparu devant
nous a demandé que l’expression «pour assurer une reproduc-
tion fidèle» soit supprimée du projet de loi. Etes-vous du même
avis? Sinon, qu’on pensez-vous?

M. Taylor: J’aimerais poursuivre sur la question de la
sécurité au regard du criminel, si vous me le permettez. Cela
est-il encore possible?

Le président: Oui, certainement. Nous reviendrons à l’autre
question plus tard.

M. Taylor: Les entreprises tiennent énormément à se proté-
ger contre la fraude ou contre les employés malveillants. C’est
pourquoi la plupart de leurs systèmes seront appuyés, comme
nous l’avons expliqué tout à l’heure, par des transactions clés
complètes, des documents et des répertoires, de sorte que,
même si un employé déforme des documents, dès que la société
s’en apercevra, elle pourra revenir en arrière et voir a quelle
date cet employé était à son service, et ainsi procéder aux
rajustements qui s’imposent.

Dans le monde des affaires, la plupart des systèmes sont
doublés; c’est pratique courante. Par exemple, dans les ban-
ques, comme chaque transaction a son double, si une copie de
la transaction est falsifiée d’une façon ou d’une autre, la
banque possède toujours un système à sûreté intégrée qui la
protège. De toute évidence, cela protège aussi le particulier.

M. Knoppers: Sénateur Lapointe, vous aviez une autre
question?

Le sénateur Lapointe: J’ai posé une question concernant
l’article 130 du projet de loi. Un de nos témoins a demandé
que l’expression «pour assurer une reproduction fidèle» soit
supprimée de cet article. Qu’en pensez-vous?

M. Knoppers: Si les entreprises et les particuliers veulent
prendre de bonnes décisions, ils doivent posséder des renseigne-
ments précis et opportuns. Personnellement, je ne vois pas
pourquoi cette expression devrait être retranchée. Dans un
sens, cela touche le cœur même de la question de la recevabi-
lité, car des documents constituent précisément les renseigne-
ments sur lesquels les décisions des entreprises sont fondées.
J’ai de la difficulté à comprendre pourquoi on peut vouloir
formuler une telle suggestion. Cela porterait certainement
atteinte à la valeur et à la crédibilité des données, ce qui est en
réalité ce qu’on demande aux tribunaux d’accepter en ce qui
concerne cette catégorie de preuve. Le sénateur Godfrey a
parlé tout à l’heure de recourir à des spécialistes de l’encre, de
l’écriture, du papier, etc.; c’est là une technique totalement
différente de l’électronique.

Le sénateur Lapointe: Donc, vous ne vous opposez pas à
cette expression?

M. Knoppers: Nous tenons à ce que le libellé reflète, à tout
le moins, le fait que les décisions des entreprises sont fondées
sur des renseignements précis et opportuns. Je ne comprends
pas vraiment pourquoi on voudrait supprimer cette expression.

Le sénateur Deschatelets: Je ne veux pas poursuivre la
discussion que nous avons eue avec d’autres témoins il y a une
semaine, mais peut-être que l’expression «sortie complète»
serait meilleure que «sortie intelligible». Je n’aime pas le terme
«intelligible».

M. Knoppers: Peut-être l’expression «sortie complète» ris-
que-t-elle à un moment donné d’être mal interprétée et d’être
considérée comme le rejet total ou l’imprimé complet de tout le
système informatique. Cela risque de causer ce genre d’inter-
prétation, mais peut-être peut-on trouver d’autres accommode-
ments.

Le sénateur Deschatelets: Peut-être fauteur du projet de loi
en connaît-il plus long que moi. Ce n’est qu’à première vue que
je n’aime pas le mot «intelligible».

Le président: Au nom des membres du Comité, je tiens à
remercier les témoins de nous avoir présenté un exposé très
utile ce matin.

La séance est levée.

ANNEXE «67-A»

PROJET

MÉMOIRE
SUR LE PROJET DE LOI S-33
LOI FÉDÉRALE SUR LA PREUVE DE 1982
PRÉSENTÉ PAR LE
COMITÉ DES QUESTIONS LÉGISLATIVES ET
RÉGLEMENTAIRES CANADIENNES
DE
L’ASSOCIATION DES GÉRANTS ET
ADMINISTRATEURS EN GESTION DE DOCUMENTS
au
COMITÉ SÉNATORIAL PERMANENT DES
QUESTIONS JURIDIQUES ET
CONSTITUTIONNELLES

23 juin 1983

TABLE DES MATIÈRES

I. PRÉSENTATION

II. ÉLÉMENTS PRINCIPAUX

A. Introduction
B. Uniformisation de la définition du terme «document» dans
la législation fédérale
C. Codes, normes ou lignes directrices régissant les aspects
pratiques de la recevabilité des documents comme preuve
D. Recevabilité des documents informatisés produits au
moment même d’un litige

III. RECOMMANDATIONS

A. Définition uniforme du terme «document» dans la législa-
tion fédérale

B. Codes, normes ou lignes directrices régissant les aspects
pratiques de la recevabilité des documents comme preuve

C. Recevabilité des documents informatisés produits au
moment même d’un litige

IV. OBSERVATIONS

I. PRÉSENTATION

L’Association des gérants et administrateurs en gestion de
documents (AGAGD) est une association professionnelle à but
non lucratif qui se consacre à promouvoir l’intérêt pour la
gestion des documents et de l’information. Elle sert de tribune
aux échanges d’idées et à la recherche, en matière d’enseigne-
ment et de normes professionnelles.

L’AGAGD a pour but de favoriser les aptitudes profession-
nelles dans son secteur, de développer des normes et des
pratiques de travail, et d’orienter les activités de plus de sept
mille (7 000) spécialistes canadiens et américains en gestion de
l’information et des documents dans les secteurs des affaires,
de l’industrie, du gouvernement et de l’enseignement.

Le présent mémoire a été rédigé et transmis au nom de plus
de 900 spécialistes en gestion de l’information et des docu-
ments, regroupés en dix chapitres dans l’ensemble du Canada.
A ce titre, ils accordent une assistance à l’élaboration de
politiques et de stratégies concernant la production, la distri-
bution, l’entreposage, la protection et la disposition finale de
l’information, indépendamment de son support ou du traite-
ment qu’elle subit pendant son cycle d’utilisation.

En particulier, la branche professionnelle de l’AGAGD
assure quotidiennement la gestion des ressources dînformation
ou des documents des organismes qu’elle dessert, en visant le
plus haut degré d’efficacité et de rendement. A ce titre, elle
effectue souvent des opérations micrographiques et des pro-
grammes d’enregistrement. Autrement dit, les membres de
l’AGAGD ont la responsabilité directe de la gestion et de la
protection de la base de renseignements de la société ou de
l’organisme gouvernemental qui a recours à eux.

En tant que membres d’une vaste équipe pluridisciplinaire
chargée de traiter l’information dans un organisme, nous
sommes sensibilisés aux difficultés actuelles que comporte la
recevabilité des documents d’un organisme en tant que preuve
devant un tribunal, particulièrement lorsqu’il se présente sous
la même forme que celle utilisée dans les activités quotidiennes
de l’organisme, à savoir sous forme de microfilm ou d’imprimé
d’ordinateur.

II. ÉLÉMENTS PRINCIPAUX

A. INTRODUCTION

Le gestionnaire de documents est chargé de surveiller, d’en-
treposer, d’entretenir et de retrouver les documents de l’orga-
nisme. Par ailleurs, il est également responsable du programme
des documents vitaux. En tant que tels, les membres de
l’AGAGD représentent les éléments de l’organisme qui sont
hiérarchiquement responsables de la gestion et de la protection
de la base de renseignements de l’organisme, concrétisée par
les documents dont il sont la charge.

Ces dernières années, les documents micrographiques ou
lisibles par une machine, ainsi que les systèmes d’ordinateur
qui permettent de les utiliser, ont connu une expansion remar-
quable. Les systèmes informatisés, conçus initialement comme
un outil de soutien administratif, sont devenus aujourd’hui
indispensables aux activités quotidiennes des organismes. Il en
est ainsi non seulement pour les grandes sociétés et les grands
organismes publics, mais également, de plus en plus, pour les
petites et moyennes entreprises. Pour la plupart des utilisa-
teurs, notamment les entreprises, l’utilisation de ces systèmes
est essentielle à leur survie et à leur faculté de réduire leurs
coûts de façon à préserver leur compétitivité dans leur
domaine. Par ailleurs, il existe un nombre croissant de fonc-
tions essentielles aux activités des entreprises ou la finalisation
de leurs produits ou de leurs services, et qui ne peuvent être
réalisées que grâce à l’utilisation des technologies de l’informa-
tique et de la télématique, lesquelles sont maintenant large-
ment utilisées dans les activités ordinaires des entreprises.

En conséquence, il n’est plus simplement question de la
recevabilité en preuve de l’information qui résulte de la conver-
sion des documents traditionnels aux systèmes informatisés ou
sur microfilms, mais bien, avant tout, des systèmes de gestion
des documents, qui parfois ne comportent aucune copie en
clair. Cependant, les documents sur papier continueront à être
utilisés encore pendant un certain temps.

Du point de vue du gestionnaire de documents, un document
reste un document, quelles que soient ses caractéristiques
matérielles ou son support de stockage. Que l’on décide de
l’appeler des données, de l’information ou un document n’a
aucune importance du point de vue de l’entreprise. Un docu-
ment est une entité d’information qui témoigne de mesures
prises et fournit des éléments à prendre compte dans le proces-
sus de prise de décision de l’organisme.

Il est vrai que dans la plupart des organismes, la responsabi-
lité de la gestion des systèmes de traitement de documents a
été répartie en différentes branches, parmi les gestionnaires
d’informatique, les gestionnaires de traitement de texte, le
gestionnaire de documents, et d’autres. Cependant, ce dernier
conserve la responsabilité hiérarchique fondamentale de repé-
rer et de protéger les documents vitaux de l’organisme. Le fait
que l’information soit une ressource importante ou un élément
actif de l’organisme est reconnu de tous, et il se trouve
consacré par l’apparition d’un gestionnaire de l’information ou
des ressources en information.

Dans l’immédiat, les membres de l’AGAGD s’inquiètent
vivement de ne pouvoir tirer pleinement parti des nouvelles
technologies pour proposer des services plus efficaces et plus
rentables à leurs clients. S’ils voulaient en tirer parti, ils
mettraient en danger leurs chances de succès devant les tribu-
naux, aussi bien en tant que défendeurs qu’en tant qu’intimés.

Jusqu’à maintenant, la jurisprudence reste contradictoire et
II’indique aux gestinnaires de documents aucune ligne précise
qui leur garantirait la recevabilité en preuve des documents
créés à partir des nouvelles technologies, pas plus maintenant
que dans cinq, dix ou vingt ans. Ces gestionnaires et leurs
organismes se trouvent dépourvus devant la possibilité d’avoir
à intervenir dans un procès, puisque certains des documents
dont ils se servent ordinairement risquent d’être considérés
comme irrecevables en preuve par le tribunal.

C’est pourquoi l’AGAGD accueille avec enthousiasme les
efforts entrepris par le gouvernement fédéral pour modifier la
Loi sur la preuve de façon qu’elle s’applique aux utilisations
qui sont faites de technologies éprouvées dont se servent les
entreprises, et qui leur sont indispensables pour assurer la
gestion de leur information et de leurs documents. On remar-
quera également que l’apparition des technologies nouvelles
dans le secteur des affaires constitue un élément clé du main-
tien de la compétitivité des entreprises canadiennes sur les
marchés mondiaux.

B. UNIFORMISATION DE LA DÉFINITION DU
TERME DOCUMENT DANS LA LÉGISLATION
FÉDÉRALE

Les progrès et la diffusion rapide de l’informatique et de la
télématique ont eu des répercussions sensibles dans la société
et dans un certain nombre de nouveaux secteurs d’activités. Il
est indispensable que la loi et la réglementation définissent les
pratiques à mettre en oeuvre dans ces secteurs. Bien des lois et
règlements sont tombés en désuétude du fait de la mise en
oeuvre de l’informatique. Par ailleurs, les technologies conver-
gentes créent des conflits: on peut par exemple envoyer du
courrier électronique dans le cadre du système Telidon, soit
par l’intermédiaire du càble, soit par celui des lignes téléphoni-
ques. Si l’on utilise le càble, le transporteur est responsable de
la teneur de l’information transmise, tandis qu’il ne l’est pas
lorsqu’on utilise le réseau du téléphone.

Face à cette situation, le gouvernement fédéral modifie la
législation actuelle en fonction de technologies nouvelles, ou
utilise certaines dispositions des lois nouvelles pour tenter de
résoudre les questions posées par les nouvelles technologies.

Néanmoins, on constate un manque d’uniforrtiité dans la
législation fédérale révisée et nouvelle en ce qui concerne la
définition du document.

1. Le projet de loi uniforme sur la preuve.

L’article 2 du projet de loi uniforme sur la preuve
(projet de loi S-33) définit ainsi le document:

«tout ou partie de livre, écrit ou autre texte, de fiche,
bande ou photographie au sens de l’article 130, ou de
tout autre objet comportant des éléments d’information
ou constituant leur support ou le moyen de leur inscrip-
tion, enregistrement, stockage ou reproduction».

L’article 130 définit foriginal de la façon suivante:

a) relativement à un document, le document lui-même
et toute reproduction destinée par son auteur à produire
le même effet que ce document;

b) relativement à une photographie, le négatif ou un
tirage de celui-ci;

c) relativement à des données informatisées, tout docu-
ment intelligible provenant de l’appareil où elles sont
emmagasinées et qui les reflètent fidèlement ou qui est
le produit d’un système qui donne le même résultat.

La loi ontarienne sur la preuve de 1980 résout la
question des documents sous forme micrographique ou
lisible par une machine en donnat, au paragraphe 35(1),
la très large définition suivante du mot «document»:

«toute forme de renseignement enregistré ou stocké au
moyen d’un appareil quelconque».

2. La Loi d’interprétation de 1970

La Loi d’interprétation de 1970 définit ainsi l’«écrit»:

«écrit» ou tout terme ayant le même sens comprend les
mots imprimés, dactylographiés, peints, gravés, litho-
graphies, photographiés, ou représentés ou reproduits
par tout mode de représentation ou reproduction de
mots sous une forme visible;

3. La Loi de 1980 sur les banques

En 1980, le Parlement a révisé la loi applicable aux
banques. La Loi de 1980 remaniant la législation bancaire
tient compte des nouvelles technologies informatiques.

L’article 157 définit ainsi la «forme des registres»:

(1) Les livres et registres dont la présente loi exige ou
autorise la tenue, y compris les écritures comptables, les
pièces justificatives, les acquits, les fiches de spécimen
de signature, les procurations de signatures et autres
documents ou pièces se trouvant en la possession de la
banque, peuvent être reliés ou conservés, soit sous la
forme de feuillets mobiles ou de pellicules photographi-
ques, soit à l’aide de tout procédé mécanique ou électro-
nique de traitement des données ou de mise en mémoire
de l’information susceptible de donner, dans un délai
raisonnable, les renseignements demandés sous une
forme écrite compréhensible; la banque peut changer le
mode de stockage des diverses données.

La Loi sur les banques définit donc le document indé-
pendamment de son support technologique. Aux fins de
cette loi, le passage d’une forme d’information enregistrée
à une autre est possible, puisque les dispositions de la Loi
restent universellement applicables.

La Loi sur les banques donne également certaines
indications concernant l’intégrité des données et la modifi-
cation ou la destruction illicite de documents en assignant
certaines responsabilités et en imposant certaines exigen-
ces concernant la gestion et la protection des documents
bancaires, notamment au paragraphe 157(3):

(3) La banque et ses mandataires sont tenus de pren-
dre, à l’égard des livres et registres dont la présente loi
exige ou autorise la tenue, des mesures adéquates pour:

a) en empêcher la perte ou la destruction;
b) en empêcher la falsification;
c) faciliter la découverte et la rectification des
erreurs.

Cette disposition nous amène à poser la question sui-
vante: «en dehors des recours de la common law et du
droit applicable aux délits, quels recours propose la Loi
contre des individus qui contreviennent aux alinéas a) et
b)? Et avant tout, dans la perspective d’une loi révisée sur
la preuve, qu’est-ce qui doit. être considéré comme des
«mesures adéquates» pour assurer l’intégrité des données
de la banque?»

4. La Loi de 1983 sur l’accès à l’information

Plus récemment, le Parlement a adopté la Loi sur
l’accès à l’information et la Loi sur la protection des
renseignements personnels (projet de loi C-43). Cette loi
n’a pas été encore proclamée, mais elle devrait l’étre en
juillet 1983; elle répond très précisément à la question des
documents déchiffrables à la machine de deux façons.
Tout d’abord, elle définit ainsi le «document»:

«document» Tous éléments d’information, quels que
soient leur forme et leur support, notamment correspon-
dance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illus-
tration ou graphique, photographie, film, microformule,
enregistrement sonore, magnétoscopique ou informa-
tisé, ou toute reproduction de ces éléments d’informa-
tion.

En outre, la Loi reconnaît que les données versées au
CRIKS sont fondamentalement stockées comme éléments
d’information indépendants, et sont ensuite organisés sous
une forme intelligible au moyen du logiciel pertinent.
Ainsi, l’article 4 stipule que:

Pour l’application de la présente loi, les documents qu’il
est possible de préparer à partir d’un document infor-
matisé relevant d’une institution fédérale sont eux-
mêmes considérés comme relevant de celle-ci, même
s’ils n’existent pas en tant que tels au moment où ils
font l’objet d’une demande de communication. La pré-
sente disposition ne vaut que sous réserve des restric-
tions réglementaires éventuellement applicables a la
possibilité de préparer les documents et que si l’institu-
tion a normalement a sa disposition le matériel, le
logiciel et les compétences techniques nécessaires à la
préparation.

Cet article introduit donc un aspect des «registres» qui,
à notre avis, se révèlera très utile au moment d’envisager
les modifications a apporter à la Loi sur la preuve, Cette
manipulation de données indépendantes à des fins prédé-
terminées s’effectue dans le cours normal des affaires d’un
bon nombre d’organismes publics et privés.

5. Projet de loi sur la faillite

Il serait également utile de remarquer que le projet de
loi sur la faillite (C-12) définit comme suit la notion de
«dossier» ou «registre»:

«dossier» ou «registre» Les renseignements ou données
concernant les biens ou les affaires d’une personne, y
compris les renseignements ou données qui sont consi-
gnés ou conservés, soit sous forme de reliure, de feuil-
lets mobiles ou de films, soit à l’aide d’un procédé
mécanique ou électronique de traitement des données
ou de mise en mémoire de renseignements susceptible
de reproduire, dans un délai raisonnable, les renseigne-
ments demandés par écrit et sous une forme
compréhensible.

6. Projet de modification de la Loi relative aux enquêtes sur
les coalitions (1977)

Les modifications proposées en 1977 à l’égard de la Loi
relative aux enquêtes sur les coalitions portaient sur la
question des documents lisibles par une machine, et
visaient notamment à étendre la définition des «livre,
document, archive ou autre pièce», de manière a inclure
d’autres «articles», et à conférer aux défenseurs de la
politique de concurrence, aux termes du paragraphe
10(1), le pouvoir d’examiner, dc copier ou d’emporter,

ou encore d’être sur le fait d’examiner, de copier ou
d’emporter, tout livre, document, archive ou autre
document ou article dans lequel des renseignements
sont ou peuvent être consignés.

7. Projet de modification du Code criminel en ce qui a trait
aux délits informatiques et à l’usage abusif des documents
ou des données

Le dernier point a noter, qui n’est certes pas le moindre,
est le fait que le ministère de la Justice procède actuelle-
ment à la préparation de modifications du Code criminel,
qui auraient pour effet de constituer comme «infraction»
toute destruction, altération, falsification ou création de
données informatiques sans autorisation préalable, c’est-à-
dire tout usage abusif des données. Quoiqu’aucune propo-
sition ferme à cet égard n’ait encore été présentée au
public, nous avons la conviction qu’une telle modification
du Code criminel comporterait une définition des «docu-
ments» qui coïnciderait parfaitement avec celle du projet
de loi S-33. ll importe donc de s’assurer que tous ces
documents, données ou registres soient recevables comme
preuve devant un tribunal, dans féventualité où un tel
usage abusif serait institué comme infraction.

Par ailleurs, il ne faudrait pas négliger la nécessité de
modifier les articles 300 et 324, qui concernent la destruc-
tion frauduleuse de titres et la contrefaçon. A l’heure
actuelle un «document» est défini comme étant tout
papier, parchemin ou autre matière employée pour l’éeri-
ture ou l’imprimerie, marqué d’une chose capable d’être
lue, mais ne comprend pas les marques de commerce sur
des articles de commerce, ni les instructions sur la pierre
et le métal ou autre matière semblable».

Étant donné l’usage croissant du système CRIKS pour
le stockage des données contenues dans d’importants dos-
siers juridiques et financiers, une telle modification s’im-
pose si l’on tient compte du fait que les bandes et les
disques magnétiques, ainsi que les films et vidéo-disques
comportent des couches métalliques magnétisées servant à
enregistrer les données entrées ce qui, par le fait même,
les fait entrer dans la catégorie des «inscriptions sur le
métal ou autre matière semblable».

Il ne fait nul doute que d’autres lois fédérales définis-
sent, le terme «document». Toutefois, les exemples sus-
mentionnés témoignent à eux seuls du manque d’unifor-
mité dans la définition de ce terme. Du point de vue
strictement pratique, les gestionnaires des documents et
les organismes qu’ils représentent sont nettement en
faveur d’une uniformisation de cette définition pour toutes
les administrations, fédérale et provinciales. Si cela se
révèle impossible, nous devons tout au moins assurer
l’uniformité de la législation fédérale, de sorte que, dans
la pratique, nous puissions faire appliquer une seule et
même définition du terme «document».

C. CODES, NORMES OU LIGNES DIRECTRICES
REGISSANT LES ASPECTS PRATIQUES DE LA
RECEVABILITE DES DOCUMENTS COMME
PREUVE

Même si le projet de loi S-33 prête au terme «document» un
sens dénué de toute connotation technologique, ce qui semble
être le cas, il ne comporte aucune ligne directrice quant aux
critères susceptibles d’accroître de façon significative la proba-
bilité que les «données enregistrées», soient intégralement
acceptées comme preuve dans des procédures juridiques.

L’AGAGD reconnaît la déclaration mise de l’avant dans le
rapport du Groupe de travail sur l’uniformisation du Règle-
ment sur la preuve (p, 399), à savoir

que la majorité des membres du Groupe de travail sont
d’avis qu’il n’est pas nécessaire d’inclure un renvoi a la
norme, puisque dans le domaine de la technologie, les
normes ont tendance à changer assez rapidement, et que
la Loi risquerait ainsi de devenir périmée dès son entrée
en vigueur… Cependant, le Groupe de travail recom-
mande fortement au gouvernement et au secteur indus-
triel de respecter les procédures établies occasionnelle-
ment dans les Normes nationales du Canada sur les
microfilms comme preuve documentaire. (CAN.
2-72.11-79).

L’AGAGD est d’avis qu’il y a lieu d’élaborer, pour les
microfilms, des normes ou des critères pertinents à la technolo-
gie informatique employée, et qui pourraient être reconnus par
la loi.

L’Association est également consciente des importantes
objections formulées par l’Association du Barreau canadien
(dans son mémoire préliminaire sur le projet de loi S-33) à
l’égard de la codification des procédures à adopter dans les cas
de litige, et particulièrement dans les secteurs où la version
actuelle du projet de loi 8-33 risque de poser certains problè-
mes devant les tribunaux de droit civil.

En ce qui a trait aux aspects techniques du domaine de
lînformatique, l’AGAGD se rallie à la position de l’Associa-
tion canadienne de l’informatique, qui a formulé certaines
recommandations, particulièrement en ce qui a trait au para-
graphe 171(1), à l’article 30 et à la question du «cours normal
des affaires».

Néanmoins, l’AGAGD croit fermement que le projet de loi
S-33 devrait prévoir l’établissement de critères prescrivant la
recevabilité de diverses formes de «données enregistrées.» Nos
considérations sur ce point sont d’ordre essentiellement
pratique.

Dans un certain nombre de domaines, le recours aux nouvel-
les technologies est irréversible, dest-à-dire qu’il serait désor-
mais impossible de poursuivre l’exploitation de ces secteurs s’il
fallait en revenir aux documents sur papier. A chaque jour, les
gestionnaires des documents sont confrontés aux questions
adressées par la direction à l’égard de la conversion des
systèmes sur support papier aux microformes, aux systèmes
informatiques ou a une combinaison des deux. Ces systèmes
exigent un investissement considérable et sont installés dans
une perspective de cinq, dix ou même vingt ans; en d’autres
termes, lorsque la décision est prise d’adopter ces systèmes, la
plupart des changement à apporter ultérieurement se présen-
tent sous la forme d’améliorations.

L’entrée de l’information ou la saisie des données et leur
enregistrement peuvent avoir lieu simultanément en divers
endroits, ce qui vient s’opposer au fait qu’on général, le secteur
juridique préfère les documents produits simultanément en un
même endroit, de la même façon que les événements qu’ils
intéressent.

Ceux qui procèdent a la converstion comme telle ou qui
effectuent directement la «transaction documentaire», à savoir
notamment l’entrée et la gestion des données, ne seront peut-
être plus parmi nous ou ne seront plus en mesure de s’exprimer
lorsque le moment sera venu de présenter la preuve devant un
tribunal. De façon générale, les tribunaux favorisent les témoi-
gnages provenant de personnes qui sont directement au cou-
rant dc la transaction. Par ailleurs, ce qui est ici désigné par le
terme «transaction» peut mettre en cause diverses personnes, à
savoir le programmateur qui a conçu l’application du logiciel,
la société responsable de la fabrication du matériel (et du
système opérationnel), le préposé à l’entrée des données (par le
biais d’une communication téléphonique), le gestionnaire des
données, le gestionnaire du Centre dïnformatique, etc.

Pour faire en sorte de soutenir la concurrence, les entrepri-
ses sont tenues de s’adapter le plus rapidement possible à
l’utilisation des ordinateurs. Cela s’applique tout autant aux
importantes sociétés multinationales équipées d’énormes unités
centrales, qu’aux petites entreprises munies de micro-ordina-
teurs. Les pressions économiques ne laissent aucun autre choix.
Même les particuliers commencent à faire l’acquisition de
micro-ordinateurs, pour se tenir à jour dans leurs activités
quotidiennes, leurs dépenses et leur correspondance. (Une
unité de disque Winchester de 5 ou 10 millions d’octets peut
stocker la plupart des registres personnels d’un particulier
pendant un an ou deux.)

La conversion au système CRIKS; que ce soit au niveau
d’une importante société multinationale. d’une petite entre-
prise ou même d’un particulier, représente généralement une
étape nécessaire et irréversible. Il est primordial que le gouver-
nement se fasse conseiller sur les méthodes à adopter en vue de
maximiser la probabilité que l’information consignée de cette
façon devienne recevable comme preuve devant un tribunal.

Jusqu’à présent, le droit statutaire ou la jurisprudence nous
brosse un tableau assez confus et contradictoire. Le projet de
loi S-33, sous sa forme actuelle, ne laisse présager d’aucun
changement sur ce plan.

S’il se révélait impossible de codifier les critères de recevabi-
lité par le biais du projet de loi S-33, ce projet de loi devrait
tout au moins permettre l’établissement de règlements qui
habiliteraient le gouvernement, en consultation avec toutes les
parties en cause, à établir des normes et procédures relatives à
la recevabilité de diverses formes de «données enregistrées».

A l’heure actuelle, le projet de loi S-33 ne fournit aucune
ligne directrice précise quant aux mesures recommandées aux
gestionnaires des documents ni aux procédures à suivre pour
faire en sorte que les données produites par le biais des
systèmes CRIKS soient recevables comme preuve devant le
tribunal.

Du point de vue pratique, nous enjoignons le Comité de
considérer l’inclusion, dans le projet de loi S-33, le cas échéant
par le biais des pouvoirs de réglementation qui peuvent être
adaptés aux technologies évolutives, un ensemble de conditions
préalables à la recevabilité de documents micrographiques et
informatisés.

Nous avons un besoin urgent de critères ou de procédures
normatives qui serviraient à garantir la recevabilité des docu-
ments informatisés devant les tribunaux. Il est à espérer que
l’intégrité des données fournies par les sociétés pourrait être
établie par le biais des procédures de vérification. En fait, les
procédures officielles de vérification devraient, dans un avenir
rapproché, comporter certaines règles sur l’intégrité des don-
nées (c’est-à-dire leur recevabilité comme preuve). En outre,
toujours à des fins de vérification financière et de rapport, des
données stockées dans les systèmes CRIKS devraient être
reçues au même titre que les rapports produits sur support
papier. Il est probable que d’ici peu, les biens informatiques (et
l’intégrité des données) d’une société seront vérifiés de la
même façon que les avoirs physiques et financiers de cette
dernière.

Les membres de l’AGGD sont disposés à aider le gouverne-
ment fédéral, en collaboration avec d’autres associations, dans
la formulation de critères qui serait établis comme condition
préalable à la recevabilité des documents informatisés et
micrographiques.

D. RECEVABILITÉ DES DOCUMENTS INFORMATI-
SÉS PRODUITS AU MOMENT MEME D’UN LITIGE

Comme solution a un litige, il se révèlera souvent nécessaire
de produire un document professionnel a partir de données
versées à un système informatique et stockées dans un fichier
logiquement relié mais physiquement séparé, de manière à
produire un document ou un imprimé qui soit lisible. Ce genre
de document n’est généralement pas produit dans le cours
normal des affaires, mais consiste plutôt à une reproduction ou
une création des «données enregistrées» c’est-à-dire des élé-
ments d’information en possession d’une entreprise à un
moment donné.

Par définition, «document professionnel» s’cntend d’un docu-
ment établi dans le cours normal d’une activité (article 152),
tandis qu’a l’article 1, le terme «document» comprend le tout
ou la partie d’une bande magnétique ou d’un autre objet
comportant des éléments d’information, c’est-à-dire un docu-
ment matériel. Les progrès réalisés dans le domaine de la
technologie de l’informatique ct des communications ont rendu
périmée la notion traditionnelle de «document», qui était anté-
rieurement défini comme une entité déterminée dans le temps
et l’cspace et créée au moment même de l’événement qu’il
décrit, ou peu après. Dans les systèmes CRIKS, un document
est, à toute fin utile, analogue à un dossier dans lequel des
éléments d’information sont entrés ou duquel ils sont suppri-
més, au fur et à mesure du processus de mise à jour. En outre,
ces éléments d’information peuvent être et sont utilisés simul-
tanément dans divers secteurs opérationnels;

par exemple, un changement dfladressc versé au CRIKS per-
mettra de modifier automatiquement le dossier de
l’employé, le registre de paye, les dossiers d’assu-
rance-chômage et de fonds de pension, etc.

Ces «registres» sont en réalité des documents logiques com-
posés de diverses combinaisons d’éléments d’information.

Bien que les «registres» soient créés à partir de banques de
données, dans le cours normal des affaires, ils sont de plus en
plus présentés sous la forme de rapports quotidiens, hebdoma-
daires ou mensuels des registres. La tendance, à l’heure
actuelle, consiste à consulter les «registres» en interrogeant au
besoin, la banque de données.

Par conséquent, bien que les données ou l’information exis-
tent, les «registres» comme tels, ou comme objet de litige,
n’existent qu’à partir du moment où le «document» (c’est-à-
dire toute combinaison d’éléments d’information) est exigé.
Par ailleurs, la récente décentralisation du traitement ou des
banques de données a donné lieu à certaines situations où des
parties de «document» se retrouvent réparties entre plusieurs
ordinateurs reliés. Une opération effectuée par une personne
en un endroit donné peut donc modifier un document ou un
élément d’information dans une autre banque de données. Le
caractère unique des documents figés dans le temps et dans
l’cspace, qui s’applique aux documents matériels ou présentés
sur support papier, perd donc toute opportunité dans l’optique
des systèmes CRIKS.

Le Parlement a déjà reconnu cette caractéristique pour ce
qui est des documents de l’administration fédérale à l’article
du projet de loi C-43 qui se lit ainsi:

«Pour l’application de la présente loi, les documents qu’il est
possible de préparer a partir d’un document informatisé
relevant d’une institution fédérale sont eux-mêmes considé-
rés comme relevant de celle-ci, même s’ils n’existent pas en
tant que tels au moment où ils font l’objet d’une demande de
communication. La présente disposition ne vaut que sous
réserve des restrictions réglementaires éventuellement appli-
cables a la possibilité de préparer les documents et que si
l’institution a normalement à sa disposition le matériel, le
logiciel et les compétences techniques nécessaires à la
préparation.»

Pour la Loi sur la preuve, le principe énoncé ici est le
suivant: s’il est possible de créer, à partir d’une base de
données gérée et tenue à jour de la façon habituelle, un
document qui n’existe pas encore, ce document est admissible
en preuve devant le tribunal.

En outre, s’il est également possible de recréer la base de
données ou le document dans le même état qu’il était à la date
en question, par exemple un dossier personnel ou un compte
bancaire tel qu’il était il y a deux ou trois ans, ce document est
recevable comme preuve devant le tribunal à condition que
certains critères soient respectés. A cet égard, les critères qui
seront élaborés pour assurer l’intégrité des données constitue-
ront l’un des facteurs fondamentaux de la preuve.

Dans sa formulatioén actuelle, le projet de loi S-33 ne règle
pas ces questions par lui-même ni par l’entremise d’un pouvoir
réglementaire. Toutefois, nous prévoyons que d’ici quelques
années, la plupart des documents informatisés seront produits,
mis à jour et éliminées de cette façon.

Si la nouvelle loi sur la preuve ne tient pas compte de ces
réalités, les dépositaires de documents (et les organismes qu’ils
représentent) continueront de se trouver devant le même
dilemme qu’aujourd’hui puisque l’on aura de plus en plus
recours a l’archivage informatisé pour des raisons d’efficacité
et d’économie. Toutefois, pour éviter tout risque, il faut pour-
suivre la pratique très coûteuse de créer et de tenir à jour
littéralement des tonnes dîmprimés et des milliers de micro-
formules au cas où ces documents seraient nécessaires comme
pièces à conviction devant un tribunal. En fait, la concurrence
commerciale impose le recours à l’analysé des risques pour
pondérer le coût du stockage de l’information contre les pertes
éventuelles en cas de perte d’un procès pour des raisons
dïrrecevabilité de la preuve. Pourtant, les entreprises pour-
raient s’attendre à obtenir plus d’équité du système juridique.

III. RECOMMANDATIONS

A. DÉFINITION UNIFORME DU TERME «DOCU-
MENT» DANS LA LÉGISLATION FEDERALE

Le gouvernement fédéral devrait adopter une définition
uniforme du mot «document» ou, si cela est impossible, du
moins s’assurer que toutes les définitions de ce terme dans les
lois fédérales concordent les unes avec les autres et tiennent
bien compte des techniques modernes de communication et
d’informatique.

Cette définiton du terme «document» devrait intégrer les
principes juridiques énoncés dans d’autres lois fédérales, tels:

1. La Loi sur l’accès à l’information et 1a Loi sur la
protection des renseignements personnels (projet de loi
C-43), où le mot «document» est défini à l’article 2. Ce
projet de loi définit un document comme étant fondamenta-
lement « enregistré » peu importe la forme ou le support, et
introduit une notion de dépendance à l’égard d’une institu-
tion fédérale, ce qui garantit l’intégrité des données (voir à
cet égard la recommandation 2 plus bas),

L’article 4 du projet de loi C-43 qui introduit une nouvelle
notion juridique applicable aux documents informatisés en
stipulant que «pour l’application de la présente loi, les
documents qu’il est possible de préparer à partir d’un docu-
ment informatisé relevant d’une institution fédérale sont
eux-mêmes considérés comme relevant de celle-ci, même
s’ils n’existent pas en tant que tels . . .»

2. La Loi sur les banques, où l’article 157 permet le
changement du mode de stockage des diverses données.

3. s’assurer que la définition de «document» prévue au
projet de loi S-33 concorde avec les modifications prévues au
Code criminel concernant les délits informatiques.

s’assurer que les modifications proposées à la Loi sur le
droit d’auteur (non encore rendues publiques) relativement
aux nouvelles techniques et à l’«enregistrement» d’un ensem-
ble original de données ou de renseignements sous quelque
forme que ce soit soient compatibles avec le projet de loi
S-33.

5. Ajouter à la définition du terme «doucment» les mots
«ensembles d’instructions» pour assurer l’inclusion de logi-
ciels sous quelque forme que ce soit.

B. CODES, NORMES OU LIGNES DIRECTRICES
REGISSANT LES ASPECTS PRATIQUES DE LA
RECEVABILITÉ DE DOCUMENTS COMME PREUVE

Le gouvernement fédéral devrait modifier le bill S-33 en
procédant directement ou par l’entremise de ses pouvoirs régle-
mentaires de façon à permettre l’établissement de critères
grâce auxquels la production des divers types de documents
informatisés serait (très probablement) recevable comme
preuve devant les tribunaux.

En particulier, ces critères relatifs à l’intrégrité des données
devraient comprendre les conditions suivantes:

1. La preuve de l’authenticité des sources des renseigne-
ment enregistrés de la base de données à partir de laquelle
une microformule est imprimée;

2. La preuve que les renseignements contenus dans la base
de données ont été enregistrés en même temps que les
événements auxquels se rapportent ces renseignements ou
après un délai raisonnable, sans que l’enregistrement pour
les fins de la base de données elle-même ait nécessairement
été effectué en même temps;

3. La preuve que les imprimés sont du même type que
ceux qui sont habituellement utilisés pour les activités ordi-
naires de l’organisme ou de la personne dont ils émanent;

4. Que les renseignements figurant sur l’imprimé sont
eux-mêmes recevables comme preuve (ou que les données
figurant sur l’imprimé respectent les autres règles de la
preuve);

5. La preuve que les renseignements faisant partie de la
base de données à partir de laquelle l’imprimé est produit
étaient obtenus dans le cours des activités habituelles;

6. La preuve que les modalités dîntégration des données à
la base de données sont conformes aux pratiques habituelles
du secteur de l’informatique;

7. La preuve que les décisions commerciales ont été
fondées sur les renseignements contenus dans la base de
données;

8. La preuve que le ou les programmes d’ordinateur
produisent les imprimés et traitent les données de la base de
données avec exactitude et fidélité;

9. La preuve qu’à partir du moment d’entrée des données
dans la base de données à partir de laquelle l’imprimé est
produit, jusqu’au moment de la production de l’imprimé, les
documents ont été conservés par une personne responsable
chargée de l’ordinateur, et que toutes les modifications
apportées aux mécanismes et aux procédés de l’ordinateur
durant cette période ont été faites sous l’autorité d’une
personne responsable;

10. Enfin, la preuve que les dispositifs de sécurité ont servi
à assurer l’intégrité de l’ensemble du système d’archivage et
qu’ils sont efficaces.

En outre, pour déterminer dans quelle mesure les dispositifs
de sécurité d’un système d’archivage informatisé sont suffi-
samment efficaces pour justifier la recevabilité des imprimés,
un juge ou un jury devraient avoir un droit de regard sur les
critères suivants de sécurité:

1. La protection contre l’accès non autorisé aux données
et aux documents permanents.

2. Les procédés de vérification de l’intégrité des données
et des renseignements contenus dans les documents archivés.

3. Enfin, l’existence de doubles des documents aux fins de
vérification ou de remplacement des documents permanents
ou temporaires falsifiés, perdus ou détruits.

En déterminant dans quelle mesure les dispositifs de sécurité
d’un système d’archivage informatisé sont suffisamment effi-
caces pour justifier la recevabilité d’un imprimé, un juge ou un
jury devraient avoir un droit de regard sur le niveau de sécurité
approprié aux documents à partir desquels ces imprimés sont
produits.

Cette recommandation a pour objet:

1. D’assurer que le fardeau de la preuve en ce qui
concerne la démonstration de la fiabilité du système d’archi-
vage informatisé qui a produit les imprimés d’ordinateur
soumis en preuve soit transféré sur celui qui propose leur
recevabilité (ce qui empêche de placer sur l’opposant à la
recevabilité le fardeau de produire la preuve de la non-rece-
vabilité simplement parce qu’il a établi une présomption que
les imprimés étaient produits dans le cadre habituel des
affaires, ce qui est le cas sous les règles actuelles);

2. D’établir les critères compatibles avec les systèmes
d’archivage informatisés et de remplacer les exceptions à la
règle du ouï-dire qui ne sont pas compatibles avec ces
systèmes, parmi les documents d’affaires actuels prévus par
la loi ou attestés par la coutume; et,

3. D’établir les critères de recevabilité des imprimés d’or-
dinateur en tant quïnstruments légaux comme les lois, de
façon à «occuper le terrain» et à empêcher qu’une jurispru-
dence conflictuelle se développe sur les critères de recevabi-
lité, ou que sélaborent des critères de façon lente et
fragmentaire.

La question de l’intégrité des données ou des renseignements
contenus dans les bases de données est potentiellement plus
problématiques dans les systèmes informatiques que dans les
systèmes manuels. En effet, quelques commandes d’ordinateur
peuvent supprimer ou modifier des renseignements numériques
tandis qu’un nombre incalculable d’heures seraient nécessaires
pour altérer des renseignements de même nature conservés sur
papier dans un système manuel. Par conséquent, l’élaboration
d’un ensemble dé critères de fiabilité des systèmes darchivage
informatisés constitue une adjonction naturelle et nécessaire à
la nouvelle loi sur la preuve. Du point de vue des relations
commerciales, l’élaboration de systèmes d’information glo-
baux, efficaces et bien faits, bien documentés et bien gérés,
s’impose. Les documents ainsi créés doivent inspirer la con-
fiance la plus complète à première vue. Les dépositaires de
documents informatisés ont besoin de savoir quotidiennement
quels sont les critères de base auxquels doivent satisfaire les
systèmes d’archivage informatisés et micrographiques (et que
les documents produits à partir de ces systèmes doivent avoir)
pour être recevables comme preuve devant les tribunaux.

C. RECEVABILITÉ DES DOCUMENTS INFORMATI-
SES AU MOMENT D’UN LITIGE

Si l’on veut tenir compte des réalités actuelles et déterminer
les tendances futures dans les systèmes d’archivagc informati-
sés, il faut modifier le bill S-33 de façon à permettre la
recevabilité des documents qui ne sont pas nécessairement
produits dans le cours naturel des affaires mais qui sont créés
en vue d’être soumis comme preuve pour servir dmimages» ou
de dossiers précis sur une série d’événements qui ont été
enregistrés par quelque moyen en même temps ou peu de
temps après que les événements ont eu lieu.

En résumé, nous recommandons que le principe énoncé à
l’article 4 du projet de loi C-43 fasse également partie du
projet de loi S-33.

L’Association estime que cette recommandation est réalisa-
ble et pratique. Elle découle naturellement des deux recom-
mandations antérieures et se fonde sur l’hypothèse que les
documents ainsi créés seront produits par des systèmes d’archi-
vagc informatisés qui satisferont à l’énsemble des critères
fondamentaux proposés dans la partie précédente.

Uadoption du principe mis de l’avant dans cette recomman-
dation dans une loi sur la preuve révisée garantira dans une
grande mesure que le projet de loi S-33 ne sera pas désuet un
an ou deux après sa promulgation.

IV. OBSERVATIONS

L’Association est heureuse d’avoir eu l’occasion de présenter
son mémoire (même sous forme de projet) concernant le projet
dé loi S-33 au Comité sénatorial des questions juridiques et
constitutionnelles.

Nous estimons en effet que sous sa forme actuelle, la Loi sur
la preuve doit être révisée en raison des difficultés croissantes
auxquelles nous faisons face dans l’exercice de nos responsabi-
lités professionnelles en tant que gestionnaires d’archives lors-
que nous essayons de concilier la nécessité d’améliorer les
systèmes d’archivage et les incertitudes quant à leur recevabi-
lité comme preuve.

Les recommandations que nous proposons partent d’un point
de vue pratique. Nous devons nous donner des moyens qui
nous permettront de nous assurer que lorsque les systèmes
d’archivage manuels seront convertis en systèmes micrographi-
ques et informatisés, leurs produits auront une chance raison-
nable d’être acceptés comme preuve devant les tribunaux. En
ce qui concerne les principes fondamentaux d’équité, les parti-
culiers devraient également être en mesure de présenter
comme preuve leurs propres documents informatisés. Il faut
que le mot «document» soit défini de façon uniforme dans
toutes les sphères de compétence (fédérale, provinciales, terri-
toriales). Nous devons connaître les critères de recevabilité
comme preuve des documents créés par les nouvelles techni-
ques. Il faut que la loi reconnaisse la nouvelle nature des
systèmes d’archivage, car non seulement leur forme physique
s’est modifiée mais aussi leur logique de construction.

Nous sommes évidemment à votre disposition pour vous
prêter main-forte ou vous expliquer notre point de vue de façon
plus approfondie.

TÉMOINS

De l ‘Association des gérants et administrateurs en gestion des
documents:
M. Jake Knoppers;
M. Ron Taylor;
M. Mark Hopkins.